Kurum ve kuruluşların mevcut arşiv içerikleri dosya ve evrak bazında detaylı olarak incelenir. Bu süreçte, kurumun belge kaynakları, yıllık belge üretim kapasitesi ve dosyalama–saklama ihtiyaçları belirlenerek gerekli sarf malzemesi ve altyapı gereksinimleri tespit edilir. 

Arşiv sistematiğinin oluşturulabilmesi için kurumun tüm fonksiyonları analiz edilir, birimler arası ilişkiler tanımlanır. İlgili birimlerle yapılan görüşmeler sonucunda: 

• Hangi belgelerin üretildiği,
• Bu belgelere hangi kriterler üzerinden erişilmek istendiği,
• Belgelerin ne kadar süreyle saklanması gerektiği gibi kritik veriler toplanır. 

Elde edilen bilgiler doğrultusunda, kuruma özel fiziksel arşiv altyapısı oluşturulur. Böylece belgeleriniz düzenli, erişilebilir ve yasal mevzuata uygun şekilde düzenlenir, e-Arşiv Otomasyon Yazılım Sistemi’ne işlenerek adreslenir ve kurumun tercih ettiği saklama şekline göre raflara/dolaplara/saklama alanlarına yerleştirilir.